Handarbeit raus, Wirkung rein.
Workflow-Automatisierung für die Stellen, an denen Ihr Team heute Stunden in Wiederholungen verliert. Verkettete Prozesse zwischen Ihren Werkzeugen — und endlich Daten, die dorthin fließen, wo sie hingehören.
Erkennen Sie sich
in einem dieser Sätze wieder?
Wir verbringen Stunden mit Copy-Paste zwischen Tools.
Daten aus Tool A in Tool B übertragen, manuell aktualisieren, doppelt eingeben. Das ist nicht 'Workflow' — das ist Arbeitszeitvernichtung. In einer typischen 50-MA-Firma 200+ Stunden pro Woche.
Unsere Tools sprechen nicht miteinander — und keiner weiß, welche Daten stimmen.
23 Tools mit 8 unterschiedlichen Wahrheiten ist Standard im Mittelstand. Workflow-Automatisierung schafft eine Datenwahrheit und sauberer Datenfluss — ohne dass Sie Tools aufgeben.
Wir wollen automatisieren — aber wissen nicht wo anfangen.
Genau das ist das eigentliche Problem. Automatisieren ohne Audit ist Symptom-Behandlung. Wir mappen erst Ihre Prozesse, priorisieren nach Wirkung pro Aufwand, dann automatisieren wir.
Drei Bausteine,
ein klares Ziel.
Workflow-Automatisierung ist Mappen, Priorisieren, Bauen — in dieser Reihenfolge. Drei Bausteine:
Prozess-Mapping & Priorisierung
Wir mappen Ihre Kernprozesse, identifizieren Automatisierungspotenziale und priorisieren nach Wirkung pro Aufwand. Sie entscheiden mit, wo der größte Hebel liegt.
- Process-Mining
- Mapping
- Priorisierung
- ROI-Analyse
Tool-Auswahl & Architektur
Make, n8n, Zapier — welche Plattform für welchen Workflow? Plus Custom-Code wo nötig. Wir wählen pragmatisch, nicht nach Vendor-Lock-In.
- Make
- n8n
- Zapier
- Custom-Code
- API-Integration
Implementation & Übergabe
Wir bauen die Workflows, testen, dokumentieren. Ihr Team wird geschult — Workflows können später selbst angepasst werden.
- Build
- Testing
- Documentation
- Team-Enablement
Fünf Schritte
in zwölf Wochen.
Pro Workflow 4 bis 10 Wochen — abhängig an Komplexität. Wir priorisieren mit Ihnen die wichtigsten 3–5 zuerst.
Process-Audit', '_prozess_1_text': 'Bestehende Prozesse mappen, Potenziale identifizieren.', '_prozess_1_time': 'Woche 1–2
Priorisierung & Roadmap', '_prozess_2_text': 'Wirkung pro Aufwand, Reihenfolge festlegen.', '_prozess_2_time': 'Woche 2
Tool-Auswahl & Design', '_prozess_3_text': 'Architektur, API-Mapping, Datenflüsse.', '_prozess_3_time': 'Woche 3
Build & Test', '_prozess_4_text': 'Workflows bauen, parallel testen, iterieren.', '_prozess_4_time': 'Woche 3–8
Go-Live & Schulung', '_prozess_5_text': 'Aktivierung, Team-Training, Dokumentation.', '_prozess_5_time': 'ab Woche 8
Messbare Ergebnisse,
nicht Hoffnung.
Workflow-Automatisierung ist sofort messbar — gewonnene Stunden, vermiedene Fehler, Geschwindigkeit.
BAFA macht es
kalkulierbar.
Workflow-Strategie und Prozess-Audit als Unternehmensberatung BAFA-förderfähig.
Beispielrechnung
Process-Audit, Priorisierung, Implementation von 3–5 Kern-Workflows für ein KMU mit 50 Mitarbeitern.
Der konkrete Eigenanteil hängt von Unternehmensgröße, Bundesland und individuellem Vorhaben ab. Wir kalkulieren transparent im Erstgespräch.
BAFA-Förderquote 50–80 % je nach Region und Unternehmensgröße. Konkrete Kalkulation und Förderzusage erfolgen vor Vertragsschluss. B Media ist akkreditiertes BAFA-Beratungsunternehmen.
Wie es in der Praxis aussieht.
200 Stunden pro Woche zurück — aus Copy-Paste-Sumpf.
B2B-Service mit massivem manuellen Übertrag zwischen CRM, Buchhaltung, Projektmanagement und Mail. Process-Audit deckte 12 Automatisierungspotenziale auf. Nach 10 Wochen: 5 Kern-Workflows aktiv, 180+ Stunden pro Woche zurückgewonnen, Datenkonsistenz hergestellt.
Wir haben nicht weniger Arbeit — wir haben anderswie viel mehr richtige Arbeit. Das ist ein anderes Geschäft. — Geschäftsführer, anonymisiert
Wann es
nicht für Sie passt.
Lieber im Erstgespräch ehrlich Nein, als später falsche Erwartungen. Drei Konstellationen, in denen wir aktuell nicht empfehlen, das Mandat zu starten.
Wir lehnen Mandate ab, wenn…
- Ihre Prozesse nicht klar sind. Automatisierung verstärkt, was da ist. Chaos automatisiert wird zu schnellerem Chaos. Wir starten mit Process-Mapping — wer das nicht will, sollten wir nicht starten.
- Ihre Tools keine APIs haben. Manche legacy-Systeme bieten keine Schnittstellen. Wir können das umgehen mit RPA oder Workarounds, aber das ist teurer und brüchiger.
- Sie unter 10 Mitarbeitern haben. Bei sehr kleinen Strukturen rechnet sich der Aufbau-Aufwand nicht. Empfehlung: pragmatische Einzel-Automatisierungen statt strategischer Workflow-Architektur.
Unsicher, ob Sie passen? Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir es offen — und sagen Ihnen ehrlich, wenn ein anderes Vorgehen sinnvoller ist.
Was Geschäftsführer
vorab wissen wollen.
Make oder n8n — was empfehlt ihr?
n8n bei DSGVO-Sensibilität (selbst gehostet, EU-Server). Make bei Schnelligkeit und einfachen Workflows. Zapier nur bei extrem einfachen Fällen. Wir entscheiden im Audit.
Was passiert bei API-Änderungen?
Updates an Workflows sind normal. Wir bieten optional einen Monats-Retainer für laufende Wartung. Oder wir trainieren Ihr Team, damit es selbst Updates fahren kann.
Wie lange dauert die Übergabe an unser Team?
Zwei Tage Schulung pro Workflow für jemanden mit technischem Verständnis. Workflows selbst sind so designed, dass sie nachvollziehbar bleiben — keine Black-Box.
Was kostet der Betrieb monatlich?
Tool-Kosten (Make/n8n/Zapier) plus optional Retainer. Bei Selbst-Wartung 50–200 €/Monat Tool-Kosten. Konkret nach Workshop.
DSGVO und Datenschutz?
n8n selbst gehostet auf eigenen Servern, EU-Datenstandorte wo möglich. Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Tool-Anbietern. Volle Dokumentation der Datenflüsse.
Können wir später eigene Workflows ergänzen?
Ja, genau dafür schulen wir. Das ist Teil unseres Designs — Sie sollen nach Übergabe ohne uns weitermachen können.
Kostenfreier Workflow-Audit —
Automatisierungs-Diagnose in 5 Tagen.
Wir analysieren Ihre Prozesse, identifizieren die größten Hebel und liefern eine Roadmap mit ROI-Berechnung. Schriftlich, kostenfrei.