Eine Datenwahrheit.
Acht Tools, die endlich miteinander reden.
CRM-Setup, API-Anbindung zwischen Marketing, Vertrieb, Buchhaltung und Support. Das Fundament, auf dem Automatisierungen erst funktionieren. Pipedrive, HubSpot oder Salesforce — wir entscheiden im Audit, nicht aus Bauchgefühl.
Erkennen Sie sich
in einem dieser Sätze wieder?
Unser CRM ist ein Friedhof — keiner pflegt es.
CRMs, die nicht genutzt werden, sind keine CRMs — das sind teure Datenbanken. Saubere Pipeline-Logik, einfache Erfassung, automatisierte Synchronisation entscheiden, ob ein Tool akzeptiert wird.
23 Tools, 8 verschiedene Wahrheiten — was stimmt eigentlich?
Tool-Wildwuchs ohne zentrale Wahrheit ist Standard im Mittelstand. CRM als Single Source of Truth, mit klaren Datenflüssen zu/von Marketing-Tools, Buchhaltung, Support — das ist die Architektur, die funktioniert.
Marketing und Vertrieb leben in Paralleluniversen.
Klassiker. Marketing erzeugt Leads, Vertrieb verliert sie. Vertrieb meldet zurück, Marketing erfährt es nicht. Saubere CRM-Integration mit Lead-Routing, Status-Sync und Reports zerbricht diese Silos.
Drei Bausteine,
ein klares Ziel.
CRM ist Architektur, nicht Tool-Auswahl. Drei verzahnte Bausteine:
Pipeline- & Daten-Architektur
Wir designen Ihre Sales-Pipeline-Logik (Status, Stages, Datenfelder, Verantwortungen), bevor wir ein Tool auswählen. Welche Daten brauchen Sie wirklich — und welche sind Friedhofs-Felder?
- Pipeline-Design
- Datenmodell
- Status-Logik
- Verantwortungen
Tool-Auswahl & Setup
Pipedrive, HubSpot, Salesforce — welches passt zu Ihrer Komplexität? Plus saubere Konfiguration, Custom-Felder, Automation-Logik. Tool zweitrangig — Architektur entscheidend.
- Pipedrive
- HubSpot
- Salesforce
- Custom-Setup
Integrationen & Datenflüsse
API-Anbindung an Marketing-Tools (E-Mail, Ads, Web-Forms), Buchhaltung, Support. Saubere Datenflüsse, definierte Trigger, dokumentierte Schnittstellen. Eine Wahrheit, viele Tools.
- API-Integration
- Web-Forms
- Mail-Sync
- Buchhaltung
Fünf Schritte
in zwölf Wochen.
6 bis 12 Wochen vom Audit zur Live-Schaltung. Komplexität hängt am bestehenden Tool-Stack.
Pipeline-Workshop
Sales-Logik, Status, Datenfelder definieren.
Woche 1–2Tool-Auswahl & Konzept
Tool wählen, Konfiguration planen.
Woche 2–3Setup & Customization
CRM aufsetzen, Custom-Felder, Automation.
Woche 3–6Integrationen bauen
API-Anbindung an Marketing-Tools, Buchhaltung.
Woche 6–10Datenmigration & Schulung
Bestehende Daten migrieren, Team schulen.
Woche 10–12Messbare Ergebnisse,
nicht Hoffnung.
CRM-Setup ist Fundament. Outcomes sind nicht spektakulär — aber Voraussetzung für alle weiteren Hebel.
Datenwahrheit
Statt 8 in verschiedenen Tools. Saubere Datenflüsse mit dokumentierten Schnittstellen.
CRM-Adoption
Vertriebs-Mitarbeiter, die das CRM tatsächlich pflegen. Erreicht durch einfache UX und automatisierte Datenerfassung.
Lead-Tracking
Jede Anfrage hat Quelle, Status, Verantwortlichkeit. Keine Leads versickern mehr unsichtbar.
Zeitersparnis pro Mitarbeiter/Woche
Durch automatisierte Datenerfassung, Sync-Logik und Reports. Vertrieb verkauft, statt Daten zu pflegen.
Wie es in der Praxis aussieht.
Vom Tool-Friedhof zur Sales-Maschine.
B2B-Vertrieb mit veraltetem CRM, 30 % Adoption-Rate, keine Marketing-Integration. Nach 10 Wochen: neues CRM, 92 % Adoption, sauberer Datenfluss mit E-Mail-Marketing und Ads, dokumentierte Pipeline. Conversion-Rate von Lead zu Kunde stieg um 45 %.
Endlich verstehen Marketing und Vertrieb, was beim anderen passiert. Das hat uns Jahre gefehlt. — Vertriebs-Leiter, anonymisiert
Wann es
nicht für Sie passt.
Lieber im Erstgespräch ehrlich Nein, als später falsche Erwartungen. Drei Konstellationen, in denen wir aktuell nicht empfehlen, das Mandat zu starten.
Wir lehnen Mandate ab, wenn…
- Sie keine klare Sales-Pipeline-Logik haben. CRM verstärkt das, was da ist. Ohne dokumentierte Pipeline produziert es Datenfriedhof.
- Ihr Vertriebs-Team CRM grundsätzlich ablehnt. Adoption ist Voraussetzung. Wenn der GF nicht klar dahintersteht, scheitert jedes CRM-Projekt.
- Sie unter 5 Vertriebs-Mitarbeitern haben. Bei sehr kleinen Teams genügt oft eine schlanke Excel- oder Notion-Lösung — CRM rechnet sich erst ab einer gewissen Größe.
Unsicher, ob Sie passen? Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir es offen — und sagen Ihnen ehrlich, wenn ein anderes Vorgehen sinnvoller ist.
Was Geschäftsführer
vorab wissen wollen.
Welches CRM empfehlt ihr?
Hängt an Komplexität. Pipedrive für simple Pipelines, HubSpot für Marketing-Vertriebs-Verzahnung, Salesforce für Enterprise-Komplexität. Wir entscheiden im Workshop.
Müssen wir alle bestehenden Daten migrieren?
Empfohlen: kuratierte Migration. Aktive Kontakte und laufende Pipeline ja. 5 Jahre alte ungenutzte Daten — meist nein. Wir entscheiden mit Ihnen, was sinnvoll ist.
Wie lang dauert die Adoption durch das Team?
Mit gutem Setup und Schulung: 4–6 Wochen bis 80 % Adoption. Schlüssel ist einfache UX und automatisierte Datenerfassung — keine Pflichtfelder, die nerven.
Was kostet der CRM-Betrieb monatlich?
Lizenz-Kosten je nach Tool und Volumen. Pipedrive ab ~15 €/User/Monat, HubSpot ab ~50 €/User/Monat, Salesforce ab ~75 €/User/Monat. Plus optional Retainer für Pflege.
DSGVO und Datenschutz?
Alle empfohlenen Tools haben EU-Server-Optionen und AVV. Wir dokumentieren Datenflüsse, Aufbewahrungsfristen und Rechtsgrundlagen.
Können wir CRM später selbst weiterentwickeln?
Ja. Wir liefern Dokumentation und Schulung. Neue Felder, neue Automations, neue Reports — alles selbst machbar nach Übergabe.
Kostenfreier CRM-Audit —
Architektur-Diagnose in 5 Tagen.
Wir analysieren bestehende Tools, Datenflüsse und Pipeline-Logik. Schriftliche Empfehlung mit Tool-Vorschlag.